who knows where to go next?

Tulisan oleh Edi Tarigan ini diposting pada sebuah mailing list teknologi dan komputer untuk menanggapi berbagai posting yang membicarakan topik sesuai judul di atas.

ERP adalah singkatan dari Enterprise Resource Planning yakni sistem yang bertujuan untuk meng-integrasikan berbagai proses dan departemen dalam perusahaan atau organisasi. Silahkan baca definisi lengkapnya di Wikipedia.

IMPLEMENTASI ERP DI PERUSAHAAN

Berbicara tentang implementasi Enterprise Resource Planning system (ERP), tentu saja kita berbicara tentang hal yang kompleks. Bagaimana tidak kompleks, tergantung SCOPE-nya, proyek begini bisa mencakup hampir semua departemen dalam perusahaan, ratusan atau bahkan ribuan staff, berbagai fungsi, berbagai level.

Karena itu untuk implementasinya dibutuhkan METODOLOGI agar bisa diselesaikan dengan tepat waktu, tepat sasaran, tepat budget. Agar supaya mengetahui dimana harus memulainya dan dimana akan berakhir. Pada umumnya definisi proyek dimulai dari visi yang kemudian diterjemahkan menjadi berbagai aktivitas untuk mencapai target. Tentu saja target proyeknya adalah membuat sistem yang di desain itu go-live dan fully functional.

Kita semua pasti tahu bahwa banyak proyek implementasi yang gagal. Menurut statistik yang sering dipakai dalam berbagai presentasi: 1 dari 3 proyek ERP dapat dianggap gagal. Ada yang memang tidak jadi go-live, kandas di tengah jalan. Ada yang go-live, sudah sempat operasional, tapi karena begitu banyaknya masalah, akhirnya kembali lagi ke sistem yang lama. Dan lain sebagainya…

Tetapi tentu saja kita tidak ingin investasi untuk implementasi sistem sekelas ERP akan gagal bukan? Saya yakin para pemimpin perusahaan juga tidak ingin gagal. Mahal bok. Hehe.

Untuk itu, penting sekali untuk melihat proyek implementasi ERP sebagai proyek bisnis, BUKAN PROYEK IT. Ownership proyek seperti ini adalah bisnis, sekali lagi BUKAN orang-orang IT. Istilah yang sering disebutkan untuk menyatakan hal ini adalah “Business Driven, Instead of Technology Driven”. Sistem yang tercipta harusnya sistem yang membantu bisnis, bukan menyulitkan bisnis.

Oleh sebab itu, untuk implementasi dibutuhkan orang-orang yang bisa menterjemahkan bahasa2 bisnis menjadi bahasa2 teknikal. Karena umumnya yang terlibat adalah orang internal perusahaan yang belum pernah melakukan hal yang sama sebelumnya, maka diperlukan konsultan. Dengan adanya konsultan plus project manager yang bekerja sama dengan orang internal perusahaan, maka SCOPE yang sudah disetujui bersama dapat dilaksanakan dengan menggunakan METODOLOGI yang tepat sehingga tujuan proyek dapat tercapai. Tentu saja konsultan yang profesional yang saya maksud disini… yang memastikan apa yang direncanakan akan benar2 terjadi (bukan konsultan ecek-ecek). Konsultan sering adalah orang yang juga mengetahui teknikal sampai detil. Disitu pun ada pembagian tugasnya, ada konsultan yang fokus pada functional, ada yang fokus pada teknikal. Sebagian orang ada yang berpendapat bahwa para konsultan adalah orang yang dapat disalahkan jika terjadi kesalahan dalam proyek. Itu pandangan beberapa orang, tidak apa-apa juga. Biarkan saja.

Dalam proyek begini, software hanyalah salah satu komponen di dalam proyek. Hal lainnya yang justru paling penting adalah manusianya: user, manajernya sampai top manajemennya. Tidak heran kalau semua level perlu terlibat di dalamnya. Komunikasi antara semua level harus terjalin dengan benar dan baik. Termasuk prosedur eskalasinya, jika ada issue dan masalah. Ini sangat penting.

Secara sederhana, setelah proyek dimulai, ada beberapa lapisan penting yang perlu ditangani dan ditindak-lanjuti. Saya tuliskan di bawah ini:

1. Infrastruktur: mulai dari hardware, server, network, printer dan berbagai alat teknologi lainnya.
2. Struktur organisasi: ini menggambarkan bentuk organisasi setelah ERP go-live. Selalu ada perubahan yang dibutuhkan.
3. Master data: tanpa data yang bersih, sistem tidak akan berjalan dengan baik. Istilahnya garbage in, garbage out.
4. Proses bisnis: proses yang mengikuti practice yang benar (bukan yang ngawur) yang kemudian diterjemahkan menjadi prosedur dan instruksi kerja bagi setiap staff.
5. Report dan forms: semua yang menyangkut print out, dokumen legal bisnis dan laporan untuk digunakan oleh manajemen dalam menjalankan perusahaan.
6. Otorisasi: ini menyangkut pembagian tugas, siapa yang melakukan apa. Tidak semua orang diperbolehkan melakukan semua hal di dalam sistem.

Kalau keenam point penting itu dapat disejalankan dan diselesaikan dalam proyek implementasi plus berbagai hal yg sudah disebutkan di atas, maka besar kemungkinan proyek itu akan berhasil.

Cerita tentang implementasi ERP, bukanlah cerita yang singkat. Masih banyak lagi hal-hal yang belum disebutkan dalam tulisan singkat ini. Mungkin bisa dilanjutkan nanti pada tulisan lainnya.